Política de tratamiento de datos personales

Esta Política informa cómo MILENIA S.A.S., directamente y por medio de la marca MILENIABOT, recolecta, usa, almacena, consulta, circula, transmite, transfiere, actualiza, conserva y elimina datos personales en sus actividades corporativas y en la prestación de Automatización de Procesos y Gestión de Cartera.

Aplica a titulares relacionados con clientes, prospectos, deudores, usuarios finales, visitantes, empleados, candidatos, contratistas, proveedores y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por MILENIA S.A.S. No amplía por sí sola las finalidades autorizadas: cada tratamiento debe corresponder a una finalidad informada, necesaria y jurídicamente habilitada.

• Constitución Política de Colombia, artículo 15.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012 y su reglamentación compilada en el Decreto 1074 de 2015.
• Ley 1266 de 2008, cuando se traten datos financieros, crediticios, comerciales o de servicios.
• Ley 2300 de 2023, respecto de canales, horarios y periodicidad de contacto en cobranza.
• Ley 527 de 1999, sobre mensajes de datos y evidencia electrónica.
• Circular Externa SIC 002 de 2024 sobre datos personales en sistemas de inteligencia artificial.
• Circular Externa SIC 002 de 2025 sobre transferencia de tecnología que involucra datos personales.
• Circular Externa SIC 003 de 2025 sobre cláusulas contractuales modelo para transferencias y transmisiones internacionales.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que modifiquen o complementen este régimen.

MILENIA S.A.S. aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. También adopta necesidad, proporcionalidad, minimización, privacidad desde el diseño y por defecto, y responsabilidad demostrada.

Las decisiones sobre datos deben documentar finalidad, categorías, titulares, fuente, rol de las partes, accesos, proveedores, ubicación, retención, riesgos y medidas. Ante una duda material se restringirá el tratamiento hasta contar con base jurídica e instrucciones suficientes.

6.1 Clientes, prospectos y contactos comerciales

Se tratan datos de identificación, contacto, cargo, empresa, facturación, conversaciones, preferencias y evaluación comercial para responder solicitudes, realizar prospección autorizada, calificar oportunidades, preparar propuestas, contratar, facturar, prestar soporte y administrar la relación. El perfilamiento comercial no usa datos sensibles ni produce por sí solo efectos jurídicos o financieros.

6.2 Gestión de Cartera

Por instrucción del cliente, MILENIABOT puede tratar nombre, identificación, canales autorizados, datos de la obligación, días de mora, saldo, pagos confirmados, interacciones, promesas, disputas, restricciones y estados operativos. La finalidad es ejecutar gestión administrativa o prejurídica de casos elegibles entre 15 y 90 días de mora. Se excluyen la gestión preventiva con menos de 15 DPD, las obligaciones con más de 90 DPD, el cobro judicial, los casos disputados o bloqueados y las actuaciones no autorizadas.

MILENIABOT no determina la existencia, titularidad, exactitud o exigibilidad de la obligación, no altera registros contables, no confirma pagos por inferencia y no reporta a centrales de riesgo salvo encargo expreso, base jurídica y controles específicos documentados.

6.3 Automatización de Procesos

En procesos comerciales, administrativos u operativos pueden tratarse datos de empleados, candidatos, contratistas, clientes, proveedores, usuarios finales o terceros contenidos en formularios, correo, mensajería, CRM, ERP, documentos, tickets, calendarios y aplicaciones. Cada orden de servicio debe delimitar finalidad, datos necesarios, fuentes, sistemas, usuarios, decisiones, entregables y retención.

6.4 Discovery

Durante Discovery pueden recopilarse entrevistas, mapas de proceso, reglas, sistemas, responsables, riesgos, métricas y muestras mínimas. Se priorizan datos ficticios, agregados, anonimizados o seudonimizados. Los datos reales solo se usarán cuando sean necesarios, estén autorizados y existan medidas adecuadas.

6.5 Sitio web, comunicaciones, soporte y citas

Se tratan datos de formularios, WhatsApp, correo, agendamiento, solicitudes, soporte y comunicaciones para atender al titular, confirmar citas, prestar asistencia, conservar evidencia y enviar información comercial únicamente cuando exista habilitación aplicable.

6.6 Personal, candidatos, contratistas y proveedores

Se tratan datos de identificación, contacto, experiencia, vinculación, pagos, seguridad social, cumplimiento, acceso y desempeño para selección, contratación, administración, seguridad, obligaciones legales y gestión de terceros.

6.7 Seguridad, auditoría y prevención de fraude

Se tratan registros de autenticación, actividad, acceso, cambios, errores, incidentes, respaldo y soporte para proteger sistemas, investigar eventos, prevenir fraude, mantener continuidad y demostrar cumplimiento. Estos registros no se usarán para finalidades incompatibles.

Los datos pueden provenir del titular; del cliente que actúa como Responsable; de usuarios autorizados; de integraciones con sistemas empresariales; de proveedores tecnológicos; de fuentes públicas o legalmente accesibles; y de interacciones, transacciones o registros generados durante el servicio. Quien suministre datos de terceros declara contar con facultad y base jurídica suficiente.

El contrato, acuerdo de transmisión, anexo técnico e inventario de tratamiento deben definir las instrucciones y responsabilidades. MILENIABOT no adquiere la condición de Responsable por alojar, consultar o transformar datos siguiendo instrucciones del cliente.

MILENIA S.A.S. obtiene autorización previa, expresa e informada cuando es exigible, conserva evidencia y respeta las excepciones legales. El silencio no equivale a autorización. La autorización debe identificar al Responsable, las finalidades, datos sensibles cuando existan, derechos y canales.

No todo tratamiento depende de autorización: podrán aplicar deberes legales, órdenes de autoridad, datos de naturaleza pública, información requerida para ejecutar una relación contractual u otras excepciones previstas en la ley. La excepción y su alcance se documentarán; no se usarán como autorización general para finalidades nuevas.

Cuando no sea posible poner esta Política a disposición al recolectar los datos, se utilizará un aviso de privacidad con la identidad del Responsable, finalidad, derechos y medio de consulta. La evidencia podrá incluir fecha, canal, texto presentado, versión de la política, finalidad, acción afirmativa y estado de revocación o rechazo.

En canales comerciales automatizados, la calificación y el seguimiento que requieran autorización comenzarán después de una manifestación inequívoca. En Gestión de Cartera, la comunicación inicial identificará al acreedor o gestor, el propósito del contacto y los canales de derechos, sin afirmar que el deudor autorizó a MILENIABOT cuando la habilitación provenga de otra base jurídica del Responsable.

• La IA puede clasificar, extraer, resumir, generar borradores y recomendar acciones dentro de una finalidad autorizada.
• Las reglas, políticas, autorizaciones y controles de cumplimiento autorizan o bloquean acciones; la IA no sustituye esas reglas.
• No se almacenan cadenas privadas de razonamiento del modelo; se conserva la evidencia operativa necesaria, como entradas, salidas, reglas, decisiones, versiones y motivos.
• Los casos de alto impacto, baja confianza, queja, disputa, amenaza legal, dato sensible, conflicto de reglas o solicitud humana se escalan a revisión competente.
• Los titulares pueden pedir información general sobre criterios, corregir datos inexactos y solicitar revisión humana cuando corresponda.
• Los datos personales no se utilizarán para entrenar modelos generales propios o de terceros sin base jurídica, información suficiente y controles documentados.

Como Responsable, MILENIA S.A.S. garantiza derechos, conserva autorizaciones cuando apliquen, mantiene esta Política, adopta medidas de seguridad, gestiona consultas y reclamos, actualiza información y demuestra cumplimiento.

Como Encargado, trata datos conforme a instrucciones documentadas, restringe accesos, mantiene confidencialidad y seguridad, apoya la atención de derechos e incidentes, informa instrucciones ilícitas o riesgosas, y devuelve, elimina o bloquea la información al finalizar. El cliente Responsable debe asegurar calidad, licitud, información al titular y alcance de sus instrucciones.

Según la configuración contratada pueden intervenir proveedores de mensajería como Meta, infraestructura y bases de datos como Supabase o AWS, orquestación como n8n y hosting administrado, Google Workspace, proveedores de inteligencia artificial, analítica, soporte, correo o pagos. El inventario efectivo se mantiene en el anexo técnico o registro de proveedores.

Antes de incorporar un tercero se evalúan función, rol, ubicación, seguridad, privacidad, retención, subcontratación y condiciones contractuales. Las transmisiones nacionales o internacionales se regulan por contrato de tratamiento por cuenta del Responsable. Las transferencias a otro Responsable cumplen las reglas de país adecuado, excepción, declaración de conformidad o mecanismo aplicable.

Los procesos de transferencia de tecnología incorporan evaluación previa, gestión de riesgos, privacidad desde el diseño, minimización, documentación, medidas correctivas y garantías contractuales. Cuando resulte aplicable se utilizarán las cláusulas contractuales modelo adoptadas por la SIC.

• Segregación lógica por cliente, mínimo privilegio y controles de acceso.
• Credenciales individuales, autenticación y gestión de altas, cambios y retiros.
• Cifrado o canales protegidos en tránsito y controles de almacenamiento acordes con el riesgo.
• Registros de auditoría, respaldo, restauración, monitoreo y gestión de cambios.
• Pruebas antes de utilizar datos reales y separación razonable de ambientes.
• Compromisos de confidencialidad, capacitación y gestión de proveedores.

Los incidentes se registran, contienen, investigan y corrigen. MILENIA S.A.S. notificará al Responsable, a los titulares o a la autoridad cuando corresponda por ley o contrato, preservará evidencia y documentará decisiones. Ninguna medida garantiza riesgo cero.

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para la finalidad, la relación contractual, obligaciones legales, facturación, seguridad, defensa y responsabilidad demostrada. Los plazos se definen por categoría e instrucción del Responsable. Cumplida la finalidad, los datos se devolverán, eliminarán, anonimizarán o bloquearán de forma segura, salvo conservación legal documentada.

Las copias de respaldo se depuran conforme a ciclos técnicos razonables. El bloqueo impedirá usos ordinarios y limitará el acceso a conservación, defensa o cumplimiento.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando sea aplicable.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos tratados en los términos legales.
• Revocar la autorización o solicitar supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservación.
• Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar la consulta o reclamo ante el Responsable.

Las solicitudes se presentan a hola@mileniabot.com e incluyen identificación del titular o representante, descripción, dirección de respuesta y soportes. Si MILENIA S.A.S. actúa como Encargado, trasladará o coordinará la respuesta con el Responsable sin dilaciones indebidas.

Las consultas se atienden dentro de diez días hábiles desde su recibo; si no es posible, se informarán los motivos y la nueva fecha, que no excederá cinco días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atienden dentro de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho días hábiles con aviso previo.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación dentro de los cinco días siguientes. Transcurridos dos meses desde el requerimiento sin respuesta se entenderá desistido. Recibido un reclamo completo, se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» en un término máximo de dos días hábiles y se mantendrá hasta decidirlo. Si MILENIA S.A.S. no es competente, trasladará la solicitud a quien corresponda dentro de dos días hábiles e informará al interesado.

Cuando los datos estén sometidos a la Ley 1266 de 2008, se aplicará además ese régimen especial. El cliente conserva normalmente la calidad de fuente y Responsable, debe garantizar veracidad, actualización, soportes, comunicaciones previas y atención de derechos. MILENIABOT trata la información dentro del encargo y no presume pagos, acuerdos, mora ni autorizaciones de reporte.

Los servicios no se dirigen a menores y los datos sensibles o biométricos no forman parte del tratamiento ordinario. Si un proceso requiere esas categorías, antes de operar se evaluará necesidad, interés superior del menor cuando corresponda, autorización explícita o excepción legal, alternativas menos invasivas, acceso restringido, retención y garantías reforzadas. El titular será informado de que no está obligado a autorizar datos sensibles, salvo deber legal aplicable.

El sitio puede usar cookies técnicas necesarias para funcionamiento, seguridad y preferencias. Las cookies no esenciales de analítica, publicidad o perfilamiento solo se activarán con información y consentimiento cuando sea exigible. El titular podrá gestionar preferencias mediante el mecanismo disponible. El detalle de categorías, duración y terceros se publicará en el aviso de cookies correspondiente.

MILENIA S.A.S. verificará periódicamente si está obligada a inscribir o actualizar bases de datos en el RNBD conforme a su naturaleza y activos. La eventual no obligación de registro no elimina los demás deberes de autorización, información, seguridad, atención de derechos, políticas, procedimientos e inventarios.

Se mantendrán evidencias proporcionales, como inventario de tratamientos, contratos, evaluaciones de riesgo, registros de autorización, proveedores, incidentes, solicitudes de titulares, capacitaciones y decisiones sobre conservación.

Quienes accedan a datos personales están sujetos a deberes de confidencialidad incluso después de terminar su relación. MILENIA S.A.S. realiza inducción y capacitación periódica según funciones y riesgo, controla accesos y adopta medidas frente a incumplimientos.

La versión aprobada regirá desde su publicación y permanecerá vigente mientras existan tratamientos o deberes asociados. Los cambios no sustanciales se publicarán con fecha y versión. Los cambios sustanciales en finalidades, categorías sensibles, responsables o condiciones que requieran autorización serán informados por medios adecuados y generarán nueva autorización cuando corresponda.

Área responsable: Administración y Protección de Datos Personales de MILENIA S.A.S. Correo para consultas, reclamos, revocaciones, supresiones y demás derechos: hola@mileniabot.com. Sitio web: https://www.mileniabot.com.