Política de tratamiento de datos personales

La presente Política tiene por objeto informar a los titulares de datos personales sobre las finalidades del tratamiento, los derechos que les asisten, los mecanismos dispuestos para ejercerlos y las medidas de seguridad que MILENIABOT implementa para proteger su información, en el marco del diseño, implementación y operación de su servicio principal: la recuperación inteligente de cartera vencida mediante inteligencia artificial conversacional, automatización de flujos de trabajo y gestión humana, prestado a empresas de diversos sectores en Colombia que tienen a su cargo cartera vencida de sus propios clientes o deudores.

Esta Política aplica a las bases de datos y actividades de tratamiento expresamente descritas en el presente documento. La incorporación de nuevos servicios o finalidades será evaluada previamente y, cuando implique un cambio sustancial en el tratamiento, será informada a los titulares y se solicitará una nueva autorización cuando resulte legalmente necesaria.

• Razón social: MILENIA S.A.S.
• NIT: 902.088.898-7
• Domicilio principal: Cra 10 # 3-39, Chía, Cundinamarca, Colombia
• Actividad económica principal (CIIU): 6201 — Actividades de desarrollo de sistemas informáticos
• Correo electrónico de contacto y para asuntos de protección de datos personales: contactomilenia@mileniabot.com
• Sitio web: https://www.mileniabot.com

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho al Habeas Data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, hoy compilado en el Título 2, Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Ley 2300 de 2023 (“Ley Dejen de Fregar”), que protege el derecho a la intimidad del consumidor frente a las actividades de cobranza, y regula canales, horarios, frecuencia de contacto y el Registro de Números Excluidos administrado por la CRC.
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), que regula el tratamiento de datos financieros, crediticios y comerciales, y el reporte a operadores de información como las centrales de riesgo.
• Circulares, guías y conceptos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia, incluyendo su posición sobre el uso de inteligencia artificial conversacional frente al Habeas Data.
• Ley 527 de 1999, sobre validez probatoria de los mensajes de datos, relevante para las promesas de pago y compromisos que MILENIABOT registra durante la gestión de cobranza.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo relativo a la prestación de servicios de comercio electrónico y software.

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros). MILENIABOT no recolecta datos sensibles como parte ordinaria de sus servicios.
• Dato financiero, crediticio o comercial: información relativa al comportamiento de pago de una persona, cubierta por el régimen especial de la Ley 1266 de 2008.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Cartera vencida: obligación dineraria en mora, es decir, no pagada dentro del plazo pactado.
• Deudor: persona natural o jurídica titular de una obligación en mora, gestionada por un cliente de MILENIABOT.
• Cobranza administrativa o prejurídica: gestión de contacto, negociación y seguimiento de una obligación en mora, previa a cualquier trámite judicial. MILENIABOT presta exclusivamente este tipo de gestión y no realiza ni sustituye actuaciones de cobro jurídico ante autoridad judicial ni presta asesoría jurídica sobre casos individuales.
• Promesa de pago: compromiso de pago manifestado por el deudor durante la gestión de cobranza, registrado por MILENIABOT como mensaje de datos con valor probatorio conforme a la Ley 527 de 1999.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.

MILENIABOT aplica, en todo tratamiento de datos personales que realiza, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos y finalidades descritos a continuación corresponden a las categorías de tratamiento propias del servicio de recuperación inteligente de cartera vencida que presta MILENIABOT, así como de sus demás líneas de servicio en la medida en que continúen prestándose. Esta enumeración no es taxativa: cualquier nueva solución que la Compañía desarrolle o preste en el futuro se entenderá cubierta por esta misma Política, en la categoría que corresponda según su naturaleza.

6.1. Datos de clientes y prospectos (empresas contratantes del servicio)

Recolectamos datos como nombre o razón social, NIT o cédula, nombre del contacto, cargo, correo electrónico, teléfono, dirección e información de facturación, con las siguientes finalidades: gestión comercial y de prospección, elaboración y ejecución del contrato de prestación del servicio de recuperación de cartera, facturación y cobro, atención al cliente y soporte técnico, y envío de comunicaciones sobre los servicios contratados o disponibles.

MILENIABOT podrá analizar la información suministrada por el prospecto durante la interacción para clasificar su interés comercial, identificar su posible ajuste con el servicio, calcular una puntuación de oportunidad o Lead Score, asignar un ranking comercial y determinar la etapa correspondiente dentro del embudo de ventas.

Este perfilamiento utiliza criterios relacionados con las características de la empresa, existencia de ventas a crédito, necesidades de recuperación de cartera, volumen aproximado de gestión, urgencia, interés manifestado y participación del contacto en la decisión de compra. MILENIABOT no utiliza datos sensibles ni categorías protegidas para calcular esta puntuación.

La puntuación sirve como apoyo para la priorización comercial y no produce por sí sola efectos jurídicos, contractuales o financieros sobre el titular. El titular podrá solicitar información general sobre los criterios utilizados, corregir datos inexactos y pedir revisión humana.

6.2. Datos de los deudores gestionados en nombre de los clientes

Cuando un cliente contrata el servicio de recuperación de cartera, MILENIABOT trata en su nombre los datos de los deudores de dicho cliente, incluyendo: nombre, número de identificación, número de teléfono/WhatsApp, correo electrónico, información de la o las obligaciones en mora (monto, fecha de vencimiento, historial de pago), la priorización o puntaje de gestión asignado, el historial de las conversaciones e interacciones de cobranza, y las promesas de pago registradas.

Estos datos se tratan con la finalidad exclusiva de ejecutar la gestión administrativa y prejurídica de cobranza autorizada por el cliente respecto de sus propios deudores, dentro de los canales, horarios y frecuencia que autoriza la normativa vigente (numeral 3) y las políticas específicas pactadas con cada cliente. Por corresponder al comportamiento de pago del deudor, estos datos se tratan conforme al régimen especial de datos financieros, crediticios y comerciales de la Ley 1266 de 2008, en adición al régimen general de la Ley 1581 de 2012.

MILENIABOT informa al deudor, en el primer contacto por WhatsApp u otro canal automatizado, que se encuentra interactuando con un sistema de inteligencia artificial, y que el tratamiento de su información está amparado por la autorización que su acreedor (el cliente de MILENIABOT) ha obtenido para la gestión de cobranza, sin perjuicio de los derechos que le asisten conforme al numeral 11 de esta Política.

6.3. Datos de agendamiento y gestión de citas

Cuando el servicio contratado incluye agendamiento de citas, llamadas o demostraciones comerciales (incluyendo la solución Agendalo.AI, cuando continúe prestándose), se recolectan el nombre, número de teléfono, servicio o motivo de la cita, y fecha y hora, con el fin de verificar disponibilidad, confirmar la cita, enviar recordatorios automáticos y permitir su reprogramación o cancelación.

6.4. Datos recolectados a través del sitio web y canales de contacto

A través de formularios de contacto, del número de WhatsApp Business de MILENIABOT o de otros canales de contacto, se recolectan nombre, empresa, correo electrónico, teléfono y el contenido del mensaje enviado, con el fin de atender la solicitud, explicar el servicio de recuperación de cartera, calificar el interés del prospecto o cliente, agendar una llamada o demostración comercial y, previa autorización del titular, enviar contenido comercial o de valor sobre los servicios de MILENIABOT.

MILENIABOT obtiene la autorización previa, expresa e informada del titular antes de recolectar y tratar sus datos personales, a través de mecanismos como: (i) la aceptación de esta Política en el sitio web; (ii) un mensaje informativo enviado en el primer contacto por WhatsApp —tanto con prospectos y clientes como con los deudores gestionados en nombre de un cliente—, que informa la finalidad del tratamiento y remite a esta Política antes de continuar la conversación; y (iii) casillas de aceptación independientes en formularios físicos o digitales, cuando aplique. El titular puede otorgar, negar o revocar su autorización en cualquier momento, salvo que el tratamiento de determinados datos sea necesario para la prestación efectiva del servicio solicitado, caso en el cual la negativa u oposición podrá implicar la imposibilidad de continuar prestando dicho servicio.

En el canal de WhatsApp comercial, MILENIABOT solicitará la autorización mediante un mensaje que identifica las finalidades del tratamiento, proporciona acceso a esta Política y presenta opciones expresas para aceptar o rechazar. La atención comercial automatizada, calificación del prospecto y seguimiento solo comenzarán cuando el titular seleccione “Sí, acepto” o manifieste inequívocamente su autorización. El silencio, la falta de respuesta o una respuesta ambigua no se interpretarán como aceptación.

Para ello se conservará:

• Identificador del mensaje.
• Fecha y hora.
• Número o identificador del titular.
• Texto presentado.
• Finalidades autorizadas.
• Versión y URL de la política.
• Botón seleccionado.
• Estado vigente, revocado o rechazado.
• Evidencia técnica del consentimiento.

Frente a los datos personales de sus propios clientes y prospectos (numeral 6.1) y de los visitantes de su sitio web o de su número de WhatsApp comercial (numeral 6.4), MILENIABOT actúa como RESPONSABLE del tratamiento.

Frente a los datos personales de los deudores gestionados en nombre de sus clientes (numerales 6.2 y 6.3), MILENIABOT actúa como ENCARGADO del tratamiento: procesa dicha información siguiendo instrucciones del cliente, quien conserva la calidad de Responsable frente a sus propios deudores y es quien debe, a su vez, contar con la autorización correspondiente para la gestión de cobranza y, si aplica, el reporte a centrales de riesgo. Esta relación se regula mediante el contrato de prestación de servicios de recuperación de cartera suscrito con cada cliente, el cual incluye las obligaciones propias de un encargo de tratamiento conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

Para la prestación de sus servicios, MILENIABOT utiliza plataformas tecnológicas de terceros que pueden implicar la transmisión de datos personales a servidores ubicados fuera de Colombia. Entre estos proveedores se encuentran, según el servicio contratado:

• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform / Cloud API), como canal de mensajería con clientes, prospectos y deudores.
• Google LLC, mediante sus servicios de inteligencia artificial generativa utilizados a través de una capa interna de control denominada AI Wrapper, para clasificar solicitudes, generar propuestas de respuesta, resumir conversaciones y apoyar la priorización operativa, bajo controles de minimización, seguridad y supervisión.
• MILENIABOT podrá sustituir o incorporar proveedores de inteligencia artificial, previa evaluación de seguridad, privacidad, ubicación del tratamiento y condiciones contractuales. Cuando el cambio implique una modificación sustancial de las finalidades o condiciones informadas, se actualizará esta Política y se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.
• Supabase, Inc., sobre infraestructura de Amazon Web Services, para el almacenamiento de la base de datos operativa (información de clientes, deudores, obligaciones, conversaciones y promesas de pago).
• n8n, como plataforma de automatización de flujos de trabajo que orquesta el intercambio de información entre los canales, la inteligencia artificial y la base de datos, autoalojada por MILENIABOT sobre infraestructura de un proveedor de hosting (Elestio).
• Google LLC (Google Workspace), en la medida en que se utilicen sus herramientas para agendamiento, correo electrónico u otras funciones administrativas.
• La pasarela de pagos que se llegue a integrar para facilitar el pago de obligaciones o promesas de pago, cuando aplique.

MILENIABOT evaluará en cada relación si el tercero actúa como Encargado, Responsable independiente o Responsable conjunto. Cuando exista una transmisión nacional o internacional, se establecerán las condiciones contractuales aplicables al tratamiento por cuenta de MILENIABOT. Cuando exista una transferencia, se verificarán las condiciones y excepciones previstas por la normativa colombiana.

MILENIABOT adopta medidas razonables para seleccionar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas de seguridad y confidencialidad, limita el tratamiento a las finalidades autorizadas y mantiene los deberes que le correspondan como Responsable o Encargado conforme a la normativa aplicable.

MILENIABOT podrá, en el marco de la actualización o mejora de sus servicios, incorporar nuevas plataformas o proveedores tecnológicos no relacionados en el listado anterior. En tal caso, dichos proveedores tratarán la información conforme a sus propias políticas de privacidad y tratamiento de datos, y MILENIABOT exigirá de ellos, en la medida en que la relación contractual lo permita, estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los aquí descritos. La incorporación de un nuevo proveedor que implique una modificación sustancial en el tratamiento de los datos personales será informada a los titulares conforme al numeral 14 de esta Política.

MILENIABOT implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales que trata, evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre las cuales se encuentran:

• Restricción de acceso a las bases de datos e historiales de conversación mediante credenciales individuales, limitado al personal que requiere dicha información para prestar el servicio.
• Segregación de acceso a nivel de base de datos mediante roles y esquemas independientes, de forma que cada componente del sistema solo pueda tratar los datos estrictamente necesarios para su finalidad específica.
• Uso de canales cifrados para la transmisión de información entre las plataformas de mensajería, inteligencia artificial, automatización y almacenamiento.
• Copias de respaldo periódicas de la información almacenada.
• Políticas internas de confidencialidad aplicables al personal y colaboradores de MILENIABOT.

MILENIABOT no vende, alquila ni divulga públicamente los datos personales que trata, y solo los comparte con los terceros estrictamente necesarios descritos en el numeral 9.

10.1. Conservación de Datos

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales, resolver controversias y demostrar el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos. Cumplida la finalidad y vencidos los plazos aplicables, serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura.

10.2. Incidentes de Seguridad

MILENIABOT documentará y gestionará los incidentes de seguridad que comprometan datos personales y realizará las notificaciones o reportes que correspondan conforme a la normativa aplicable.

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo que la ley exceptúe dicho requisito.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante MILENIABOT.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Cuando el dato corresponda a información financiera, crediticia o comercial cubierta por la Ley 1266 de 2008 (numerales 6.2 y 6.3), el titular conserva además los derechos de acceso, rectificación, actualización, oposición y revocación de la autorización propios de dicho régimen, los cuales debe ejercer, en primera instancia, frente al cliente de MILENIABOT en su calidad de Responsable y fuente de la información.

Los titulares o sus causahabientes podrán ejercer los derechos descritos en el numeral anterior enviando su solicitud al correo electrónico o canal de contacto señalado en el numeral 2 de esta Política, identificándose plenamente y describiendo de forma clara la consulta o reclamo.

• Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, informando al interesado los motivos de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.
• Área responsable de la atención de consultas y reclamos: Administración y Protección de Datos Personales de Milenia S.A.S.

Si el titular considera que su solicitud no fue atendida o que sus datos no han sido tratados conforme a la ley, podrá acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) para presentar la queja correspondiente.

Los servicios de MILENIABOT no están dirigidos a menores de edad. En caso de identificarse que se ha recolectado inadvertidamente información de un menor sin la autorización de sus padres o representantes legales, MILENIABOT bloqueará el tratamiento no autorizado, evaluará la procedencia de su supresión y adoptará las medidas correspondientes conforme al interés superior del menor y la normativa aplicable.

Esta Política rige a partir de su fecha de publicación y permanecerá vigente mientras subsistan las bases de datos objeto de tratamiento. MILENIABOT podrá modificarla en cualquier momento para reflejar cambios normativos, operativos o comerciales; toda modificación sustancial será publicada en el sitio web de la Compañía, indicando la fecha de la última actualización.

Para ejercer sus derechos como titular de datos personales, resolver dudas sobre esta Política o formular cualquier solicitud relacionada con el tratamiento de su información, puede escribir a contactomilenia@mileniabot.com.