Cómo evitar que se pierdan solicitudes entre mensajes y hojas de cálculo

Por qué se pierden

Una solicitud llega por WhatsApp, otra por correo y otra en una llamada. Se anota en una hoja de cálculo, si alguien se acuerda. Cuando la persona que la recibió está ocupada o ausente, la solicitud queda sin respuesta.

Tres reglas básicas

• Toda solicitud se registra en un solo lugar, venga del canal que venga.
• Toda solicitud tiene un responsable y un plazo.
• Si el plazo se acerca sin avance, alguien recibe un aviso.

Ejemplo comercial

Un prospecto escribe pidiendo una cotización. Queda registrado como nuevo, se asigna a un asesor, se crea un recordatorio de seguimiento y el tablero muestra si fue contactado. La propuesta y la negociación siguen a cargo del asesor.

Ejemplo operativo

Una sede reporta un equipo dañado. La solicitud recibe prioridad según reglas acordadas, se asigna a un técnico con plazo y, si se bloquea, el coordinador recibe un aviso para decidir.

Qué ver en el tablero

Solicitudes sin atender, tiempo de respuesta, carga por responsable y solicitudes vencidas. Ver estos números cada semana ayuda a decidir dónde ajustar.