Antes de contratar un servicio de cobranza, conviene resolver una pregunta: ¿qué estás pagando? Tu empresa puede tener cientos de clientes en su base de datos, pero solo una parte de sus obligaciones requiere gestión y cumple las condiciones para recibirla.
En Mileniabot, el valor del servicio se relaciona con las cuentas activas gestionadas durante el periodo de facturación y el plan contratado. Entender esta unidad te ayuda a comparar opciones, preparar tu cartera y revisar una cotización con información clara.
1. Qué significa “cuenta activa gestionada”
Una cuenta activa gestionada es un caso de cartera elegible, cargado y puesto en gestión durante el periodo de facturación, conforme a los criterios del contrato y su anexo económico.
Para entrar en gestión activa, la obligación debe estar entre 15 y 90 días de mora, contar con los datos y la habilitación de contacto necesarios y no tener una disputa, restricción legal o bloqueo de política que impida su gestión.
Por eso, el número de clientes de tu empresa no basta para determinar el volumen a gestionar. Tampoco basta con sumar todas las filas de un archivo: primero se revisan elegibilidad, calidad de datos y exclusiones.
Los términos del servicio distinguen los casos elegibles, las cuentas activas gestionadas y los criterios de facturación. Esa distinción debe reflejarse en la cotización que recibas.
2. Cliente, obligación y mensaje: tres conceptos diferentes
Un cliente puede tener varias obligaciones pendientes. Cada una puede presentar una fecha de vencimiento, un saldo o una situación diferente. Por eso, debes conservar el detalle de la cartera y confirmar cómo se identifican y cuentan los casos en el contrato.
Una cuenta activa gestionada tampoco equivale a un mensaje enviado. El seguimiento de un caso puede incluir respuestas, promesas, validaciones o intervención humana; la unidad de gestión debe mantenerse clara sin confundirla con el número de conversaciones.
Antes de contratar, pide que el anexo económico explique:
- Cómo se identifica cada caso y se evitan duplicados.
- Cómo se tratan varias obligaciones de un mismo cliente.
- Cómo se registran altas, retiros, pagos y bloqueos durante el periodo.
- Qué fecha de corte y reglas se utilizan para determinar el uso facturable.
Estas definiciones permiten que tu empresa y Mileniabot revisen el mismo volumen de gestión.
3. Qué casos quedan fuera de gestión activa
El alcance activo de Mileniabot es de 15 a 90 días de mora. Las obligaciones con menos de 15 o más de 90 días quedan fuera de gestión activa. La cobranza judicial y la representación jurídica no forman parte del servicio.
Además, estar dentro del rango no autoriza por sí solo el contacto. Una obligación en disputa, con datos insuficientes o con una restricción aplicable necesita revisión antes de cualquier gestión.
Mantener actualizados pagos, reclamos y preferencias de contacto ayuda a evitar que un caso continúe en gestión cuando su situación ya cambió. Si existe un bloqueo legal o de elegibilidad, una aprobación humana no permite saltárselo.
4. Cómo se calcula el valor mensual
El modelo utiliza un valor mensual según el plan y las cuentas activas gestionadas. En los planes que aplican una tarifa por cuentas adicionales, el cálculo sigue esta estructura:
Las cuentas adicionales se determinan respecto del piso establecido para el plan. Essential utiliza un valor fijo dentro de su rango; los demás planes se revisan según su fórmula o cotización aplicable. Puedes consultar la oferta en la sección de planes.
Que el servicio tenga un valor fijo significa que la remuneración no está condicionada al resultado de recuperación. El importe puede cambiar según el volumen gestionado y los conceptos pactados; no significa que todas las empresas paguen siempre la misma suma.
Los valores, rangos y condiciones definitivos deben aparecer en tu cotización y anexo económico. Allí también deben separarse implementación, impuestos y consumos o intervenciones adicionales, cuando correspondan.
5. El cobro no depende del dinero recuperado
Mileniabot no utiliza un success fee contractual: el valor del servicio no se calcula como un porcentaje del dinero recuperado. Se factura por el plan, las cuentas activas gestionadas y los demás conceptos acordados.
Esto no elimina la importancia de medir resultados. Tu empresa necesita saber qué casos fueron gestionados, cuántos contactos y promesas se registraron y qué pagos se confirmaron. Pero una promesa de pago no es un pago confirmado, y ninguno de esos resultados sustituye la base de facturación pactada.
Los términos publicados prevén reportes separados de operación y resultados, y de uso facturable. Esa separación ayuda a revisar tanto el trabajo realizado como el valor del servicio.
Ejemplo práctico: de la cartera total a los casos a gestionar
Imagina que tu empresa prepara 100 obligaciones para revisión. Este ejemplo es ficticio y supone grupos separados, sin duplicados:
| Situación | Obligaciones | Qué corresponde hacer |
|---|---|---|
| Menos de 15 días de mora | 20 | Excluir de gestión activa |
| Más de 90 días de mora | 15 | Excluir de gestión activa |
| Entre 15 y 90 días, con disputa o bloqueo | 10 | Resolver la restricción antes de activar |
| Entre 15 y 90 días, con datos o contacto pendientes de validar | 5 | Completar las validaciones |
| Entre 15 y 90 días, con datos validados y sin bloqueos | 50 | Evaluar su carga y puesta en gestión |
Las 100 obligaciones del archivo no se convierten automáticamente en 100 cuentas activas gestionadas. Las 50 del último grupo podrían ponerse en gestión si cumplen los criterios acordados. El conteo del periodo dependerá de su activación y de las novedades registradas conforme al anexo económico.
Si un cliente paga o presenta un reclamo durante el mes, informa la novedad oportunamente. Su efecto sobre la gestión y la facturación debe tratarse según lo pactado; no conviene asumir descuentos automáticos ni continuar contactos por falta de actualización.
Checklist para revisar tu cotización
- Entiendo cómo se identifica una cuenta activa gestionada.
- El volumen distingue cartera total, casos excluidos y casos puestos en gestión.
- Conozco el plan, su rango y la fórmula aplicable.
- Veo separados el valor mensual, la implementación y los impuestos.
- Sé qué consumos e intervenciones están incluidos y cuáles son adicionales.
- Quedó definido cómo reportar pagos, disputas, retiros y otras novedades.
- Tengo responsables para revisar el reporte operativo y el uso facturable.
Empieza con un alcance y un costo que puedas entender
Una cotización clara conecta tres elementos: qué cartera puede gestionarse, qué servicio incluye el plan y cómo se calcula su valor. Así puedes evaluar el servicio con expectativas concretas y revisar los resultados sin confundir actividad, promesas, pagos y facturación.
Puedes comenzar con una activación inicial de 30 días, al valor del plan aplicable y sin permanencia obligatoria. No necesitas una línea base obligatoria. Antes de empezar, se acuerdan alcance, implementación, consumos incluidos y responsables, y se completan las condiciones de activación.